În tot mai multe companii din România, mai ales în mediul privat, tehnologiile de automatizare devin o realitate concretă, capabilă să economisească timp, bani și resurse umane. În schimb, în sectorul public, digitalizarea și automatizarea par încă departe de a fi aplicate la scară largă.
Despre cum pot roboții software să preia sarcinile repetitive, să îmbunătățească eficiența și chiar să schimbe modul în care lucrăm, am stat de vorbă cu Sorina Alexa, specialist în automatizarea proceselor de tip RPA (Robotic Process Automation). Cu o experiență solidă în domeniu, ea subliniază ce ar trebui să facă România pentru a ține pasul cu evoluțiile tehnologice, care sunt pașii pentru companiile aflate la început de drum și de ce educația digitală devine o prioritate.
Ce înseamnă automatizarea proceselor robotice? Este un domeniu destul de tehnic, destul de rigid, despre care lumea știe foarte puțin.
Sorina Alexa: Da, într-adevăr, este un domeniu destul de rigid din multe puncte de vedere. RPA, adică Robotic Process Automationl este, de fapt, o tehnologie, un instrument prin care putem crea anumiți algoritmi care, odată puși în producție, pot să automatizeze și să mimeze acțiunile umane.
Scopul este să eliminăm acele sarcini repetitive și plictisitoare, care pot genera erori în procesele interne. Așadar, când vorbim despre RPA, vorbim despre automatizări software, un instrument pe care îl folosim pentru a eficientiza munca oamenilor.
Ce anume v-a atras la acest domeniu?
S. A.: Sincer, curiozitatea. Drumul meu către RPA a fost destul de imprevizibil. În timpul facultății am făcut un internship, unde am învățat pentru prima dată RPA folosind platforma UiPath.
La început nu eram hotărâtă dacă vreau să merg în direcția asta. La ASE studiasem multe limbaje de programare, de la Android până la .NET, și nu știam sigur dacă RPA e pentru mine.
Dar după acel internship am participat la primul hackathon organizat de UiPath în România și am câștigat locul întâi. Apoi am început să lucrez full-time în RPA, am câștigat și al doilea hackathon, și cumva acele experiențe mi-au dat încrederea și confirmarea că acesta este domeniul potrivit pentru mine.
Mi-am făcut lucrarea de licență pe o temă de RPA, prezentând o soluție practică. La master am continuat cu o lucrare tot din zona automatizărilor software. Ce mă bucură este că am observat că la ASE s-a introdus între timp un seminar dedicat automatizărilor. Mi se pare o evoluție foarte bună.
Ce face, concret, un specialist RPA într-o zi obișnuită de lucru? Și, mai ales, care sunt cele mai mari satisfacții și cele mai mari provocări ale meseriei?
În primul rând, un specialist RPA trebuie să analizeze dacă proiectele sau ideile care apar în cadrul departamentelor sunt cu adevărat fezabile pentru automatizare.
Aici apare una dintre marile provocări, pentru că nu toate procesele pot fi automatizate , unele depind de decizii care trebuie luate de oameni. Dar există soluții. Putem automatiza parțial, putem găsi metode alternative de eficientizare sau putem folosi instrumente complementare.
Pe lângă partea de analiză și fezabilitate, specialistul RPA dezvoltă algoritmii, îi proiectează și realizează documentația necesară, atât cea de business și de proces, cât și cea tehnică. Documentația tehnică trebuie actualizată constant, mai ales dacă intervin modificări, de exemplu, o reprogramare sau o mutare a fluxului într-un alt departament.
De asemenea, specialistul RPA menține legătura cu echipele implicate, pentru a verifica dacă automatizările funcționează corect, dacă trebuie aduse ajustări sau dacă au apărut erori. În unele organizații, el se ocupă și de remedierea problemelor tehnice, dar acest lucru diferă de la o companie la alta.
Povestiți-ne puțin despre proiectele dumneavoastră actuale și despre planurile de viitor
În ultimii doi ani am fost implicată cel mai mult alături de Asociația Adfaber, o organizație care promovează IT-ul și tehnologia în rândul elevilor de gimnaziu și de liceu. Am participat la diverse activități cu ei, am fost mentor la hackathoane, tocmai datorită experienței mele în astfel de competiții.
Anul acesta, din lipsă de timp, nu m-am mai implicat direct, deși știu că proiectul continuă. Este posibil însă să revin în primăvară, pentru jurizare. Cât despre planurile de viitor, în perioada următoare voi participa la două conferințe de IT din București. Deocamdată, aceasta este direcția principală.
Termenul „robot” stârnește mereu reacții mixte: fascinație și, în același timp, teamă. Mulți oameni se întreabă dacă roboții nu vor ajunge, mai devreme sau mai târziu, să ne ia locurile de muncă. Care este viziunea dumneavoastră legată de robotizare?
Ca să răspund direct, nu, roboții nu vor lua locurile de muncă ale oamenilor. Lucrez de aproape opt ani în acest domeniu și am automatizat procese în industrii foarte diferite, în echipe diverse. Niciodată nu s-a întâmplat ca o automatizare să înlocuiască complet o persoană. Un specialist RPA trebuie, înainte de orice, să analizeze dacă procesul este cu adevărat fezabil pentru automatizare.
Iar atunci când intri în detalii, îți dai seama că sunt foarte multe situații care nu pot fi acoperite decât de gândirea și intuiția umană. Niciun alt tip de tehnologie, oricât de avansată, nu poate înlocui complet omul. De aceea, eu cred că roboții nu vor lua locurile oamenilor, ci vor deveni asistenți virtuali, ajutoare inteligente care îi pot sprijini în activitățile zilnice.
Scopul este ca oamenii să nu mai piardă timp cu task-urile repetitive, ci să se poată concentra pe lucruri creative, pe îmbunătățiri, pe inovație în propriul lor rol.
Care este diferența dintre un robot RPA și inteligența artificială?
Cumva, poate să facă același lucru, dar nu la același nivel ca un RPA. Când vorbim despre RPA, vorbim despre un set de reguli. Tot ceea ce face un robot RPA este bazat pe instrucțiuni precise: să ruleze un proces la ora X, să execute o acțiune la momentul Y. Totul este programat și previzibil.
Când vorbim însă despre inteligența artificială, intrăm într-o zonă diferită. Este vorba despre învățarea pe baza datelor din trecut, decizii, modele, predicții realizate prin analiză.
AI-ul poate, într-adevăr, să vină cu sugestii sau soluții bazate pe aceste date, dar aici apare o mare problemă.
Cel puțin în ultimii ani, de când AI-ul a devenit popular, am învățat că nu putem să ne bazăm complet pe deciziile și predicțiile lui. Aceste instrumente sunt bune și pot reprezenta o sursă de inspirație în ceea ce facem, dar niciodată nu trebuie să le luăm drept adevăr absolut. E important să verificăm sursa, contextul și gradul de credibilitate al rezultatelor.
Dumneavoastră folosiți AI în procesul de automatizare. Cam care ar fi ponderea?
Aș spune cam 30–40%. În practică, AI-ul folosit cu RPA înseamnă de fapt integrarea unor module de inteligență artificială, uneori de machine learning, în cadrul platformei de automatizare.
De exemplu, într-un proces repetitiv, pot adăuga un modul de AI care oferă utilizatorului o predicție: să spunem că, pe baza facturilor din anul curent, sistemul estimează că în anul viitor afacerea va avea o creștere de profit de, să zicem, 10%. AI-ul și RPA-ul pot funcționa împreună, pot fi integrate, dar nu sunt același lucru.
În activitatea dumneavoastră v-ați lovit de multe mituri și concepții greșite despre automatizare. Care sunt cele mai frecvente și, dacă se poate, cum le-ați demonta?
Primul mit este cel legat de roboții fizici. Mulți cred că, atunci când vorbim despre RPA, ne referim la roboți cu formă fizică. De fapt, nu, totul se întâmplă la nivel de software. Acolo vorbim despre algoritmi care rulează procese pe un calculator sau server, nu despre mașinării care se mișcă printr-o fabrică.
Un alt mit este cel al „roboților care ne iau joburile”. Din experiența mea, am văzut implementări de automatizări în foarte multe domenii și echipe, dar niciodată nu s-a întâmplat ca un proces automatizat să înlocuiască complet persoana din spatele acelui rol. Automatizarea ajută, nu elimină omul, îl sprijină să lucreze mai eficient și să se concentreze pe sarcini mai creative.
În afară de companii sau birouri, unde vedeți dumneavoastră că ar mai putea fi implementate aceste procese RPA?
Aș vedea o aplicare foarte utilă în sectorul public din România, dar aici e un subiect mai amplu de discuție, după părerea mea. În primul rând, în sectorul public cred că este nevoie mai întâi de un proces de digitalizare, înainte de a putea introduce automatizarea.
Nu putem implementa roboți RPA atâta timp cât activitatea din instituțiile publice se desfășoară încă „cu pixul și foaia în mână”. Dar cu siguranță, astfel de soluții ar fi utile în multe domenii: sănătate, administrație publică, oriunde există interacțiune directă cu cetățenii.
Mă gândesc, de exemplu, la Poșta Română, unde am avut recent o experiență: timpul de așteptare pentru a ridica un simplu colet sau un document este foarte mare. Problema vine, bineînțeles, din volumul uriaș de documente care trebuie procesate, iar forța de muncă pur și simplu nu face față. Acolo ar funcționa foarte bine un proces automatizat care să îi ajute pe angajați să gestioneze mai eficient toate aceste operațiuni, și, bineînțeles, la fel și în alte domenii din sectorul public.
Ce ar trebui să facă România pentru a profita de această evoluție tehnologică? Cât de mult este aplicată automatizarea în România, de fapt?
În sectorul public, aproape deloc. Nu cred că am auzit până acum de proiecte consistente în acest sens. Există câteva companii mici care au reușit să investească din fonduri proprii, dar sunt foarte puține.
În schimb, în sectorul privat lucrurile stau mai bine. Aproape toate companiile mari au început să investească în automatizare și să-și creeze echipe dedicate. În mediul public însă, încă suntem mult în urmă.
Ce ar trebui să facă România, ce ar trebui să facă autoritățile pentru a implementa astfel de procese?
Cu siguranță, este nevoie de investiții. Așa cum spuneam, pentru a introduce automatizarea în sectorul public, mai întâi trebuie digitalizată întreaga activitate.
Este nevoie de software, de infrastructură IT și de investiții consistente în această zonă.
După aceea, urmează investițiile în automatizare propriu-zisă, fie prin contractarea de servicii externe, fie prin dezvoltarea unor echipe interne, în cadrul instituțiilor publice, care să analizeze și să implementeze soluțiile potrivite pentru fiecare domeniu.
Să luăm cazul unui IMM, o companie mică ce vrea să introducă acest proces. Ce ar trebui să facă și cum ar deveni mai eficientă prin automatizare?
Dacă ne uităm la un IMM, din ce am observat, acolo de obicei nu sunt foarte mulți angajați. De regulă, o persoană trebuie să facă de toate și să se implice în mai multe activități. Câteva procese de automatizare implementate într-un IMM ar putea elibera acea persoană de sarcinile consumatoare de timp și i-ar permite să se concentreze pe dezvoltare, să găsească noi colaborări, fonduri de investiții sau să extindă gama de produse și servicii.
Când vorbim despre procese de automatizare, ne referim la lucruri precum completarea automată a contractelor, actualizarea bazelor de date, menținerea informațiilor la zi, trimiterea automată de documente sau notificări.
De asemenea, marketingul poate fi automatizat. De exemplu, trimiterea mesajelor promoționale, aplicarea reducerilor, gestionarea campaniilor online. Desigur, depinde de specificul activității fiecărui IMM, dar există foarte multe astfel de procese care pot fi automatizate, pentru a economisi timp și a crește eficiența.
Pentru cineva care, să zicem, își deschide o companie și ar vrea să învețe despre RPA, care ar fi primii pași?
În primul rând, ar trebui să se documenteze și să înțeleagă ce face RPA-ul, dar mai ales cum ar putea fi folosit în companie. Asta presupune, practic, o analiză detaliată a activității, să identifice acele task-uri repetitive, acele activități care consumă foarte mult timp zi de zi.
Apoi, ar trebui făcut un plan de business, pentru a evalua dacă investiția într-o licență de automatizare ar merita, raportat la timpul economisit și la eficiența câștigată prin folosirea unui „asistent virtual”. Al doilea pas ar fi participarea la un curs, chiar și unul de bază, pentru a dobândi cunoștințele fundamentale despre ce înseamnă dezvoltarea și implementarea unei automatizări.
Sistemele de automatizare sunt destul de ușor de folosit și foarte intuitive. Eu, de exemplu, am lucrat cel mai mult cu UiPath, care în ultimii ani s-a dezvoltat foarte mult. n momentul de față, cred că este printre cele mai accesibile și mai intuitive platforme. Ba chiar au introdus și o componentă de citizen development, adică o direcție dedicată persoanelor care nu au cunoștințe tehnice sau de programare, dar care pot totuși să folosească instrumentele pentru a implementa automatizări în activitatea lor de zi cu zi.
Ați pomenit de educație și de pregătire. Pentru cineva care vrea să facă primii pași, unde s-ar putea forma?
Există multe școli și centre de formare IT care oferă cursuri de RPA. Pot să menționez, de exemplu, compania Ascendia, care este lider de consorțiu în domeniul trainingului și educației digitale. În cadrul lor există cursuri dedicate automatizării, dar și inteligenței artificiale.
Pun la dispoziție programe, tutoriale, materiale educaționale. Deci opțiuni există, important este să existe voință și implicare din partea antreprenorului.
Vă simțiți, în vreun fel, amenințată de AI? Credeți că v-ar putea afecta cariera în viitor?
Cu siguranță nu. Nu mă simt amenințată, dimpotrivă. Tot ceea ce folosesc acum din zona inteligenței artificiale mă ajută să îmbunătățesc munca pe care o fac. Desigur, la fel ca oricine, de când a apărut AI-ul, și eu trebuie să învăț constant, să dobândesc abilități noi.
Particip la traininguri, mă informez, încerc să înțeleg ce este „în spatele” acestor tehnologii, pentru a ști cum le pot folosi cât mai eficient. Pentru că există foarte multe ramuri ale inteligenței artificiale și e important să știm care ni se potrivește și cum să o integrăm în activitatea noastră. Deci nu, nu mă simt amenințată.
Mai degrabă încerc să văd cum pot să folosesc AI-ul ca pe un instrument care îmi face munca mai ușoară și mai creativă.
Se vorbește tot mai des despre posibile riscuri economice legate de AI. Credeți că, dacă un astfel de scenariu s-ar confirma, ar putea afecta și domeniul în care lucrați dumneavoastră?
Nu cred neapărat că ar avea un impact direct asupra domeniului nostru. Și asta pentru că fiecare companie, fiecare mediu privat își desfășoară activitatea pe propriile direcții, în special în zona serviciilor pentru clienți, unde mereu va exista cerere.
Eu cred că, indiferent de o eventuală bulă economică, nevoia de eficientizare și de automatizare va rămâne. Dar, desigur, aceasta este doar o ipoteză, până acolo se pot schimba multe lucruri. Inteligența artificială evoluează extrem de rapid, practic de la o zi la alta.
Ce sfat ați da fiecărui român, în legătură cu automatizarea și cu folosirea roboților software?
Celor care sunt interesați de acest domeniu le-aș da, în primul rând, sfatul să cerceteze. Să facă un research temeinic și să se informeze cât mai bine despre ce înseamnă automatizarea, fie urmărind tutoriale gratuite, fie înscriindu-se la cursuri specializate, fie pur și simplu documentându-se online.
În momentul de față există foarte multe resurse accesibile. Este important să afle cât de util poate fi domeniul automatizărilor pentru activitatea lor profesională. Dacă vorbim despre proprietari de IMM-uri sau despre antreprenori din România, îi încurajez să analizeze concret cât de mult ar putea fi ajutați de introducerea automatizărilor în fluxurile interne.
Iar dacă sunt persoane care se gândesc să urmeze o carieră în acest domeniu, le recomand să se documenteze despre ce presupune un job de specialist RPA, să vadă cum arată activitatea zilnică, ce responsabilități implică și dacă li s-ar potrivi.
